Gérer votre répertoire de clients

Votre répertoire de clients est le point de départ de la facturation, des projets et du suivi des paiements dans InnoBooks. Vous y ajoutez les coordonnées de chaque client, vous les retrouvez par recherche ou par statut, et vous ouvrez une fiche détaillée regroupant les onglets Fiche, Infrastructure, Procédures et Notes. Voici comment tenir ce répertoire à jour.

Ce dont vous avez besoin

Une entreprise sélectionnée dans InnoBooks (si aucune n’est choisie, InnoBooks vous invite d’abord à en sélectionner une).
La permission de créer des clients (bouton Nouveau client) et, pour modifier ou supprimer, les permissions correspondantes.
Les coordonnées du client à saisir : au minimum son Nom du client, seul champ obligatoire.

Étapes

Ouvrir la page Clients
Dans le menu, ouvrez la page Clients. En haut, quatre tuiles résument votre portefeuille : Clients actifs, Total en retard, Total impayé et Montant total. La liste des clients apparaît en dessous.

La page Clients avec les quatre tuiles de synthèse et le bouton vert Nouveau client en haut à droite.
Créer un nouveau client
Cliquez sur Nouveau client en haut à droite. La fenêtre Ajouter un nouveau client s’ouvre.
Remplir la fiche du client
Saisissez le Nom du client (obligatoire), puis les autres champs utiles : Prénom, Nom de famille, Courriel, Numéro de téléphone (avec son Poste), Téléphone professionnel et Numéro de téléphone mobile. Choisissez le Pays puis complétez l’adresse : Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Ville, État/Province et Code postal. Un champ Notes permet d’ajouter un commentaire. Cliquez sur Enregistrer.
Retrouver et filtrer vos clients
Utilisez la barre de recherche pour trouver un client par son nom. Le filtre Statut permet d’afficher les clients Actif ou Inactif. Le tableau présente les colonnes Clients, Entreprise, Temps Non Facturé et Total impayé ; cliquez sur un en-tête pour trier.
Ouvrir la fiche détaillée
Cliquez sur le nom d’un client pour ouvrir sa fiche détaillée. L’onglet Fiche affiche les Informations générales (Raison sociale, Contact, Courriel, Téléphone, Adresse) et le Statut du client. Selon vos permissions, les onglets Infrastructure, Procédures et Notes sont aussi disponibles. Le bouton Modifier en haut à droite rouvre le formulaire.
Documenter l’infrastructure et les procédures (Facultatif)
Dans l’onglet Infrastructure, ajoutez des Serveurs, des Certificats et des Accès (référencés via Vaultwarden) à l’aide des boutons + Ajouter et +. L’onglet Procédures permet d’ajouter des marches à suivre avec + Nouvelle procédure, et l’onglet Notes d’écrire une note puis de la Publier. Aucun mot de passe n’est stocké dans InnoBook : la section Accès ne conserve qu’une référence vers Vaultwarden.

Astuces & cas particuliers

Le Nom du client est le seul champ obligatoire ; s’il existe déjà, InnoBooks affiche l’avertissement « Un client avec ce nom existe déjà », mais vous laisse enregistrer.
Le filtre Statut masque par défaut les clients inactifs. Pour retrouver un ancien client, basculez le filtre sur Inactif.
Les onglets Infrastructure, Procédures et Notes n’apparaissent que si votre rôle possède la permission de lecture correspondante — ils peuvent donc être absents pour certains utilisateurs.
La section Accès ne stocke jamais de mot de passe : elle ne conserve qu’un lien ou un identifiant Vaultwarden.
La colonne Temps Non Facturé vous rappelle les heures saisies qui n’ont pas encore été facturées à ce client.

Questions fréquentes

Quel champ est obligatoire pour créer un client ?

Seul le Nom du client est requis pour enregistrer une fiche. Les autres champs (courriel, téléphones, adresse, notes) sont facultatifs, mais un courriel est utile si vous prévoyez d’envoyer des factures à ce client.

Comment retrouver un client inactif ?

Par défaut, la liste affiche les clients actifs. Ouvrez le filtre Statut et choisissez Inactif pour afficher les clients désactivés, puis utilisez la recherche par nom.

Est-ce que les mots de passe des accès sont stockés dans InnoBooks ?

Non. Dans l’onglet Infrastructure, la section Accès ne conserve qu’une référence (lien ou identifiant) vers Vaultwarden. Le message « Aucun mot de passe n’est stocké dans InnoBook » le rappelle sous la liste.

Comment modifier ou supprimer un client ?

Dans la liste, utilisez les actions au bout de la ligne pour modifier ou supprimer un client (selon vos permissions). Vous pouvez aussi ouvrir la fiche détaillée et cliquer sur Modifier en haut à droite.