Comment créer et envoyer une facture

Dans InnoBooks, une facture se crée en quelques minutes : vous choisissez le client, ajoutez vos articles ou services avec la TPS et la TVQ, puis vous l’envoyez par courriel ou par lien sécurisé. Vous pouvez ensuite y enregistrer les paiements reçus. Voici la marche à suivre complète.

Ce dont vous avez besoin

Un client déjà enregistré dans InnoBooks (avec une adresse courriel si vous voulez l’envoyer par courriel).
Vos informations d’entreprise remplies (bouton Modifier les informations de l'entreprise dans le formulaire).
Vos taxes configurées dans les paramètres (TPS 5 % et TVQ 9,975 % pour le Québec).
La permission de créer des factures.

Étapes

Ouvrir le formulaire de nouvelle facture
Dans le menu, ouvrez la page Factures, puis cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite. La fenêtre de création s’ouvre.

La page Factures avec le bouton vert Nouvelle facture mis en évidence.
Choisir le client et les dates
Dans le champ Envoyée à Client/Projet, cherchez et sélectionnez votre client (ou un projet). Le Numéro de facture est proposé automatiquement. Choisissez ensuite la Date d'émission et la Date d'échéance. Vous pouvez ajouter un mot dans le champ Description.
Ajouter les articles et les taxes
Cliquez sur Ajouter une nouvelle ligne pour saisir manuellement un article, ou sur + Ajouter un nouvel article pour insérer un article ou service déjà enregistré. Pour chaque ligne, remplissez la description, le Tarif et la Quantité. Dans la colonne Taxe, cliquez sur + Ajouter des taxes pour appliquer la TPS et la TVQ. Le Sous-total et le Montant dû se calculent automatiquement.
Enregistrer la facture
Vérifiez le Montant dû au bas du formulaire, puis cliquez sur Enregistrer. La facture est créée et apparaît dans votre liste de factures.
Envoyer la facture au client
Ouvrez la facture pour afficher sa page de détail. En haut à droite, cliquez sur Envoyer par courriel pour l’expédier directement à l’adresse courriel enregistrée du client. Vous pouvez aussi cliquer sur Partager par lien pour obtenir un lien sécurisé à copier (bouton Copier dans le presse-papiers). Le menu Plus offre d’autres options comme Télécharger le PDF ou Imprimer.
Enregistrer un paiement (Facultatif)
Quand le client paie, ouvrez la facture en mode Modifier et, dans la section Paiement, cliquez sur Ajouter un paiement. Saisissez le Montant payé (ou cochez Payé en totalité), la Date de paiement et le Mode de paiement (Comptant, Virement ou Par carte). Astuce rapide : le menu Plus propose aussi Marquer comme payé.

Astuces & cas particuliers

Les taxes s’appliquent ligne par ligne. Configurez d’abord la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %) dans vos paramètres de taxes pour pouvoir les sélectionner via + Ajouter des taxes.
Pas d’adresse courriel pour ce client ? Envoyer par courriel affichera une erreur. Utilisez plutôt Partager par lien pour transmettre la facture.
Le menu Plus permet aussi de Dupliquer une facture existante — pratique pour une facturation récurrente au même client.
Réordonnez les lignes en glissant la poignée à gauche de chaque article.

Questions fréquentes

Comment appliquer la TPS et la TVQ à ma facture ?

Sur chaque ligne d’article, cliquez sur + Ajouter des taxes dans la colonne Taxe et sélectionnez la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %). Les taxes doivent d’abord avoir été créées dans vos paramètres. Le montant se calcule et s’ajoute automatiquement au Montant dû.

Puis-je envoyer une facture sans le courriel du client ?

Le bouton Envoyer par courriel exige une adresse courriel enregistrée pour le client. Si vous n’en avez pas, utilisez Partager par lien : InnoBooks génère un lien sécurisé que vous copiez et transmettez au client.

Comment marquer une facture comme payée ?

Deux façons : ajoutez le paiement reçu via Ajouter un paiement dans la section Paiement du formulaire, ou utilisez le menu Plus puis Marquer comme payé sur la page de détail.