Comment créer un devis et le faire accepter en ligne

Avec InnoBooks, vous créez un devis, l’envoyez à votre client, et celui-ci peut l’accepter et le signer directement en ligne, sans compte. Une fois accepté, un devis se convertit en facture en un clic. Voici comment procéder du début à la fin.

Ce dont vous avez besoin #

• Un client enregistré dans InnoBooks (avec une adresse courriel pour l’envoi).
• Vos informations d’entreprise et vos taxes (TPS 5 %, TVQ 9,975 %) configurées.
• La permission de créer des devis.

Étapes #

1. Ouvrir le formulaire de nouveau devis

   Ouvrez la page Devis, puis cliquez sur Nouveau devis en haut à droite pour ouvrir la fenêtre de création.

   

2. Remplir l’en-tête du devis

   Sélectionnez le client dans Envoyé au client/projet. Le Numéro de devis est généré automatiquement. Choisissez la Date d'émission du devis, indiquez le responsable dans Créé par, et ajoutez au besoin une Description.

3. Ajouter les articles et les taxes

   Cliquez sur + Ajouter un nouvel article ou Ajouter une nouvelle ligne, puis renseignez la description, le Taux et la Quantité. Dans la colonne Taxe, utilisez + Ajouter des taxes pour appliquer la TPS et la TVQ. Le Sous-total et le montant total se calculent automatiquement.

4. Envoyer le devis au client

   Cliquez sur Envoyer le devis au bas du formulaire (ou sur Enregistrer pour le garder en brouillon). La fenêtre d’envoi affiche le champ Courriel à pré-rempli avec le courriel du client et un aperçu du message; cliquez sur Envoyer courriel pour l’expédier. Depuis la page de détail d’un devis enregistré, vous pouvez aussi utiliser Envoyer par courriel ou Partager par lien pour transmettre un lien sécurisé.

5. Le client accepte et signe en ligne

   En ouvrant le lien reçu, le client voit le devis (articles, taxes, total) et la section Accepter ce devis. Il saisit son Nom complet et son Adresse courriel, appose sa Signature électronique dans la case prévue, puis clique sur Accepter le devis. Un message Devis accepté confirme l’opération; de votre côté, la signature et la mention Estimation Acceptée s’affichent sur le devis.

6. Convertir le devis accepté en facture (Facultatif)

   Sur la page de détail du devis, ouvrez le menu Plus et choisissez Convertir en facture. Confirmez : InnoBooks crée une facture reprenant les mêmes articles et taxes, prête à être envoyée et payée.

Astuces & cas particuliers #

• Le client n’a pas besoin d’un compte InnoBooks : le lien d’acceptation suffit.
• Pour accepter un devis vous-même (client au téléphone, par exemple), utilisez le menu Plus puis Accepter sur la page de détail.
• Un devis reste modifiable via Modifier tant qu’il n’est pas accepté; vous pouvez aussi le Dupliquer depuis le menu Plus.
• Comme pour les factures, les taxes s’ajoutent ligne par ligne à partir de celles configurées dans vos paramètres.

Questions fréquentes #

Le client doit-il avoir un compte pour accepter le devis ? #

Non. Il ouvre le lien que vous lui envoyez, remplit son Nom complet et son Adresse courriel, signe dans la Signature électronique, puis clique sur Accepter le devis. Aucune connexion n’est requise.

Que se passe-t-il après l’acceptation d’un devis ? #

Le statut du devis passe à accepté et la signature du client apparaît sur le devis (section Estimation Acceptée avec Signature du Client). Vous pouvez alors le convertir en facture.

Comment transformer un devis accepté en facture ? #

Ouvrez le devis, cliquez sur Plus, puis Convertir en facture et confirmez. Une nouvelle facture est créée avec les mêmes lignes et taxes.

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• Configurer vos taxes (TPS et TVQ)