Mettre en place des factures récurrentes

Pour facturer un même client à intervalle régulier — abonnement, forfait mensuel, honoraires — créez un modèle de facture récurrente. InnoBooks génère alors la facture à chaque échéance et peut même l’envoyer automatiquement. Voici comment configurer un modèle et suivre les factures produites.

Ce dont vous avez besoin #

• Un client déjà enregistré dans InnoBooks (avec une adresse courriel si vous voulez l’envoi automatique).
• Vos taxes configurées (TPS 5 % et TVQ 9,975 % pour le Québec).
• La permission de créer des factures récurrentes.

Étapes #

1. Ouvrir la page Factures récurrentes

   Dans le menu, cliquez sur Factures récurrentes. Vous arrivez sur l’onglet Modèles. Cliquez sur Nouvelle facture récurrente en haut à droite pour ouvrir le formulaire.

   

2. Choisir le client et le rythme

   Dans le champ Envoyée à Client/Projet, sélectionnez le client. Choisissez le Modèle de récurrence — Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire, Mensuel, Bi-mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel ou Bi-annuel. Renseignez la Date de début et, si la série a un terme, la Date de fin (facultative).

3. Nommer le modèle et activer l’envoi automatique

   Saisissez un Nom du modèle pour le reconnaître dans la liste, et une Description au besoin. Cochez Envoi automatique des factures pour qu’InnoBooks expédie chaque facture générée au client, sans intervention de votre part.

4. Ajouter les articles et les taxes

   Cliquez sur Ajouter un nouvel élément pour insérer un article déjà enregistré, ou sur Ajouter une nouvelle ligne pour en saisir un manuellement. Pour chaque ligne (Élément de facture, Taux, Quantité, Taxe, Total ligne), cliquez sur Ajouter des taxes dans la colonne Taxe pour appliquer la TPS et la TVQ. Le Sous-total et le Montant dû se calculent automatiquement.

5. Enregistrer le modèle

   Cliquez sur Enregistrer. Le modèle apparaît dans l’onglet Modèles avec sa Prochaine génération, son statut Actif et le compteur Généré.

6. Gérer et suivre (Facultatif)

   Sur chaque modèle actif, les actions permettent de Générer une facture immédiatement, de mettre en Pause puis de Reprendre, ou d’Annuler la série. Pour voir les factures déjà produites, ouvrez l’onglet Facture générées.

Astuces & cas particuliers #

• Envoi automatique des factures : coché, chaque facture générée part par courriel au client — celui-ci doit donc avoir une adresse courriel enregistrée.
• Prochaine génération indique la date de la prochaine facture. En mode Modifier, vous pouvez ajuster la Next Generation Date (ce libellé n’est pas traduit et s’affiche en anglais).
• Le compteur Généré affiche le nombre de factures produites (par ex. « 3 / 12 » si un maximum est fixé).
• Besoin d’une facture tout de suite ? Utilisez Générer une facture sur un modèle Actif, sans attendre l’échéance.
• Filtrez la liste par Client, Statut (Actif, En pause, Terminé, Annulé) ou Modèle de récurrence, ou utilisez la recherche.
• Laissez la Date de fin vide pour une récurrence sans terme.

Questions fréquentes #

Quels rythmes de récurrence puis-je choisir ? #

Le Modèle de récurrence propose : Journalier, Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire, Mensuel, Bi-mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel et Bi-annuel.

Les factures récurrentes sont-elles envoyées automatiquement au client ? #

Uniquement si vous cochez Envoi automatique des factures dans le modèle. Sinon, InnoBooks crée la facture mais vous l’envoyez vous-même depuis la facture générée.

Puis-je mettre une série en pause ? #

Oui. Sur un modèle Actif, l’action Pause suspend les générations ; l’action Reprendre les relance. Vous pouvez aussi Annuler définitivement la série.

Où voir les factures déjà produites par un modèle ? #

Dans l’onglet Facture générées de la page Factures récurrentes. Vous y retrouvez le numéro, le client, les dates, le montant et le statut de chaque facture générée.

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