Comment enregistrer et catégoriser une dépense

Bien gérer les dépenses de votre entreprise commence par une saisie claire : le bon fournisseur, la bonne catégorie et les bonnes taxes. Dans InnoBooks, vous enregistrez une dépense manuellement en quelques champs, vous y ajoutez les postes taxés (TPS et TVQ), vous joignez le reçu, puis vous enregistrez.

Ce dont vous avez besoin

Un compte InnoBooks avec la permission de créer des dépenses
Le fournisseur enregistré (ou la permission de le créer à la volée)
Les taxes du fournisseur configurées (TPS 5 %, TVQ 9,975 %) pour les appliquer aux lignes
Le reçu ou la facture à joindre (facultatif)

Étapes

Ouvrir une nouvelle dépense
Sur la page Dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense. Le formulaire s’ouvre.

La page Dépenses avec le bouton Nouvelle dépense.
Choisir le fournisseur
Dans le champ Nom du fournisseur, recherchez un fournisseur existant ou saisissez un nouveau nom pour le créer. Le fournisseur détermine les taxes proposées sur les lignes de la dépense.
Renseigner les informations et la catégorie
Complétez le Nom de la dépense, la Description, le Client/Projet, la Catégorie (obligatoire), la Date de la dépense et l’Assigné à. Au besoin, ajoutez la Méthode de paiement, le N° de transaction et la Date paiement.
Ajouter les postes et les taxes
Cliquez sur Ajouter une nouvelle ligne. Pour chaque poste, saisissez le Taux et la Quantité, puis utilisez + Ajouter des taxes pour appliquer la TPS et la TVQ. Le Sous-total, la Taxe et le Montant dû se calculent automatiquement.
Joindre le reçu (Facultatif)
Cliquez sur Ajouter une pièce jointe pour joindre le reçu ou la facture (PDF ou image). Vous pouvez aussi laisser l’IA lire le reçu et pré-remplir les champs.
Enregistrer la dépense
Vérifiez les totaux, puis cliquez sur Enregistrer. La dépense apparaît dans la liste Dépenses.

Astuces & cas particuliers

Vous devez sélectionner un fournisseur avant d’ajouter une ligne avec taxes ; sinon le message « Le fournisseur est vide / Vous devez sélectionner un fournisseur » s’affiche.
Les taxes proposées sur une ligne proviennent du fournisseur sélectionné. Au Québec, ce sont généralement la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %).
Vous pouvez créer un fournisseur ou une catégorie à la volée directement depuis les listes déroulantes du formulaire.
Si vous saisissez une Méthode de paiement ou un N° de transaction, la Date paiement devient obligatoire.
Le montant de la dépense correspond à la somme des lignes (Taux × Quantité).

Questions fréquentes

Puis-je créer un fournisseur ou une catégorie sans quitter le formulaire ?

Oui. Dans le champ du fournisseur ou de la catégorie, saisissez le nom et choisissez l’option de création : l’élément est ajouté immédiatement et sélectionné.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter de taxes à une ligne ?

Les taxes d’une ligne proviennent du fournisseur. Sélectionnez d’abord un fournisseur ; sinon le message « Vous devez sélectionner un fournisseur » apparaît.

La pièce jointe est-elle obligatoire ?

Non. Vous pouvez enregistrer une dépense sans reçu, mais joindre le reçu (manuellement ou via la lecture par IA) facilite la vérification et la recherche.