Comment importer et réconcilier vos transactions bancaires

Avec InnoBooks, vous importez un fichier de votre banque (CSV, OFX ou QFX), vous laissez le logiciel détecter l’institution, vous catégorisez chaque ligne, puis vous réconciliez vos débits avec vos dépenses et vos crédits avec vos factures. Le rapprochement de fin de mois compare enfin le solde calculé au solde de votre relevé.

Ce dont vous avez besoin

Un fichier exporté de votre banque au format CSV, OFX ou QFX (InnoBooks reconnaît Desjardins, RBC, TD, BMO, Banque Nationale, CIBC, Tangerine et Scotia ; pour une autre banque, il lit le fichier avec un format générique).
Au moins un compte bancaire enregistré dans l’onglet Comptes (Caisse, Visa, Épargne, etc.).
Les permissions bankimport.create (importer), bankimport.update (règles) et bankimport.read (lecture) sur votre rôle.
Vos dépenses et factures déjà saisies dans InnoBooks, pour que la réconciliation trouve des correspondances.

Étapes

Ouvrir l’Import bancaire et créer vos comptes
Depuis le menu Comptabilité, ouvrez Import bancaire. Allez dans l’onglet Comptes puis cliquez sur Ajouter un compte bancaire. Remplissez Nom du compte, Institution, Type de compte (Chèque, Épargne, Visa, Mastercard, Marge de crédit ou Placement), # Compte GL et 4 derniers chiffres, puis cliquez sur Ajouter.

Onglet Comptes avec le formulaire « Ajouter un compte bancaire » et la liste des comptes existants.
Importer un fichier de la banque
Dans l’onglet Importer, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre relevé. InnoBooks affiche Détection de la banque en cours... puis Banque détectée avec le nombre de transactions. Confirmez le Sélectionner un compte, cliquez sur Aperçu, vérifiez Total transactions, Doublons et la Plage de dates, puis cliquez sur Confirmer l'import. Pour plusieurs fichiers d’un coup, utilisez l’onglet Fichiers (glisser-déposer, puis Importer la sélection).
Catégoriser les transactions
Dans l’onglet Transactions, filtrez par Tous les statuts pour isoler les lignes Non catégorisé. Attribuez un compte GL, ou cliquez sur Appliquer les règles (en-tête) pour catégoriser automatiquement d’après vos règles. Utilisez Créer règle pour mémoriser une catégorie, Taxes pour calculer la TPS/TVQ d’un débit, et Ventiler pour répartir un montant sur plusieurs comptes.
Réconcilier les dépenses
Ouvrez l’onglet Réconciliation et cliquez sur Rechercher les correspondances. InnoBooks associe chaque débit bancaire à une Dépense correspondante et affiche un Score de confiance (vert ≥ 80 %, jaune ≥ 60 %). Cochez les lignes justes puis cliquez sur Confirmer la réconciliation. Pour les lignes sans correspondance, utilisez Sélectionner une dépense... ou Créer les dépenses automatiquement.
Rapprocher les paiements de factures
Dans l’onglet Paiements factures, cliquez sur Détecter les paiements : InnoBooks recherche les crédits bancaires qui correspondent à une Facture (numéro, client, Solde dû). Cochez les correspondances et cliquez sur Confirmer les paiements pour marquer les factures comme payées.
Boucler la période (rapprochement du relevé)
Dans l’onglet Rappr. relevé, choisissez le Compte, le Mois et l’Année, puis cliquez sur Charger. Saisissez le Solde du relevé et vérifiez que la Différence est à 0 et que le nombre En attente est nul : le bouton Marquer comme réconcilié devient alors disponible. Pour vos dossiers, exportez le Journal Excel et le Rapport réconciliation (en-tête, selon le mois et l’année choisis).

Astuces & cas particuliers

La détection de banque est automatique : la bannière Compte auto-sélectionné apparaît quand InnoBooks reconnaît le compte à partir du fichier.
Les Doublons déjà présents sont détectés et ignorés à l’import — vous ne risquez pas de compter deux fois la même transaction.
Dans l’onglet Règles, la Priorité détermine l’ordre d’application et le Pattern est comparé au texte de la description (ex. « OVH », « Fizz »).
Pour déplacer de l’argent entre deux comptes (ex. banque vers petite caisse), utilisez Nouveau transfert : aucun revenu ni dépense n’est créé.
La Ventilation ne se confirme que si le total des lignes égale exactement le montant de la transaction.

Questions fréquentes

Quels formats de fichier et quelles banques sont supportés ?

Les formats CSV, OFX et QFX sont acceptés. Le logiciel reconnaît automatiquement l’institution à l’import pour Desjardins, RBC, TD, BMO, Banque Nationale, CIBC, Tangerine et Scotia. Pour une autre banque, le fichier est lu avec un format générique, sans reconnaissance de l’institution.

Quelle est la différence entre « Réconciliation » et « Rappr. relevé » ?

La Réconciliation associe vos transactions bancaires à vos dépenses et factures dans InnoBooks. Le Rappr. relevé valide, pour un mois donné, que le solde de clôture calculé correspond au Solde du relevé de votre banque.

Puis-je créer une dépense à partir d’une transaction non appariée ?

Oui. Dans l’onglet Réconciliation, le bouton Créer les dépenses automatiquement génère les dépenses manquantes à partir des débits bancaires sans correspondance.