Horaire des employés gratuit : le modèle de la semaine, imprimé en PDF

Comment faire l’horaire de ses employés ?

Partez des heures où vous avez besoin de monde, placez un quart par employé et par jour, vérifiez les heures de chacun, puis remettez l’horaire assez tôt : un employé peut refuser de travailler si son horaire ne lui a pas été donné 5 jours à l’avance.

Un horaire de la semaine dit qui travaille, quel jour et de quelle heure à quelle heure. Le modèle ci-dessus additionne les heures de chaque employé et de chaque jour ; vous l’imprimez ou l’enregistrez en PDF pour l’afficher et l’envoyer.

Bâtir l’horaire d’un restaurant ou d’un commerce

• La couverture, heure par heure. Notez vos heures d’ouverture et le nombre de personnes dont vous avez besoin à chaque heure : peu à l’ouverture, plus au dîner et au souper, assez à la fermeture pour faire le ménage et la caisse.
• Des quarts qui se chevauchent aux heures de pointe. Un quart de 11 h à 14 h, ou un quart coupé de 11 h à 14 h puis de 17 h à 21 h, renforce l’équipe sans allonger les journées.
• Les pauses dans l’horaire. Prévoyez qui remplace qui pendant la pause-repas : une personne de plus pendant une demi-heure vaut mieux qu’un poste vide au moment du rush.
• Les heures de chacun. Regardez le total par employé : au-delà de 40 heures, les heures coûtent 50 % de plus ; sous les heures promises à l’embauche, l’employé cherchera ailleurs.

Exemple : un café ouvert de 7 h à 15 h. Deux employés de 7 h à 15 h, avec une pause-repas de 30 minutes non payée, font chacun 7,5 heures payées par jour ; un troisième de 11 h à 14 h couvre le dîner. Sur cinq jours, les deux premiers font 37,5 heures : pas d’heures supplémentaires.

Les règles du Québec qu’un horaire doit respecter

• Le repos de la semaine : au moins 32 heures consécutives de repos chaque semaine.
• La pause-repas : 30 minutes après 5 heures consécutives de travail, non payée, sauf si l’employé ne peut pas quitter son poste. Les pauses-café ne sont pas obligatoires, mais elles sont payées si vous en accordez.
• Les heures supplémentaires : au-delà de 40 heures dans la semaine, la semaine normale de la plupart des employés, les heures sont payées à taux et demi. Certains métiers ont une semaine normale plus longue, par exemple les gardiens de sécurité.
• Le droit de refuser : un employé peut refuser de travailler plus de 2 heures au-delà de ses heures habituelles ou plus de 14 heures par période de 24 heures (12 heures si ses heures sont variables ou non continues), plus de 50 heures dans la semaine, ou s’il n’a pas été informé de son horaire 5 jours à l’avance, sauf si ses fonctions exigent qu’il reste disponible.
• L’indemnité de présence : un employé qui se présente au travail, selon son horaire ou parce que vous l’avez fait venir, et qui travaille moins de 3 heures consécutives, par exemple parce que vous écourtez son quart, a droit à 3 heures de salaire.
• Le temps avant et après le quart : si vous demandez d’arriver 10 ou 15 minutes plus tôt, ou de rester après, ce temps est payé.

Entre deux quarts, la loi ne fixe pas un nombre d’heures de repos : ce sont la limite de 14 heures par 24 heures et le repos de 32 heures dans la semaine qui encadrent l’horaire.

Sources, consultées le 11 novembre 2026, sur le site de la CNESST : Droit de refuser de faire des heures supplémentaires, Temps travaillé, pauses et indemnité de présence de 3 heures, Heures supplémentaires et Semaine normale de travail.

Afficher et partager l’horaire

Imprimez l’horaire et affichez-le là où toute l’équipe le voit, ou enregistrez-le en PDF et envoyez-le par courriel ou par messagerie. Remettez-le le même jour chaque semaine, au moins 5 jours avant le premier quart. Un changement ? Prévenez la personne touchée, puis réimprimez et renvoyez l’horaire, pour que la version affichée soit toujours la bonne. Gardez une copie de chaque semaine : avec les heures réellement travaillées, elle répond aux questions sur la paie.

Quand un modèle ne suffit plus

Un modèle à imprimer convient à une petite équipe dont l’horaire change peu. Il montre ses limites quand les échanges de quarts se multiplient, quand plusieurs personnes préparent l’horaire, ou quand il faut comparer les heures prévues aux heures réellement travaillées pour la paie. Il est alors temps de tenir l’horaire et les heures de l’équipe au même endroit, dans un logiciel.