Facturez chaque période sans refaire la facture
Contrat d'entretien, forfait mensuel, abonnement, loyer ou cotisation : préparez la facture une fois, et InnoBooks la recrée à chaque période, avec le numéro suivant et les taxes en vigueur, puis avise votre client par courriel si vous le voulez. Vos dépenses qui reviennent s'inscrivent de la même façon.
Une facture préparée une fois
Un contrat d'entretien, un mandat à forfait mensuel, un abonnement, un loyer ou une cotisation : la facture est la même chaque fois. Dans l'application web, vous en faites un modèle : le client, et au besoin son projet, puis les lignes — articles et services de votre catalogue, ou lignes saisies à la main — avec leurs taxes.
Vous choisissez le rythme, de chaque jour à tous les deux ans : chaque semaine, aux deux semaines, chaque mois, aux deux mois, chaque trimestre, chaque semestre ou chaque année. Une date de début, et une date de fin si le contrat a un terme ; sans date de fin, la série continue jusqu'à ce que vous l'arrêtiez.
- Client, projet et lignes du catalogue ou saisies à la main
- Taxes sur chaque ligne
- De chaque jour à tous les deux ans
- Date de début, date de fin facultative
Le jour venu, la facture est faite
Chaque jour, InnoBooks crée les factures arrivées à leur date de génération. La facture est datée du jour de sa création et payable dans les 30 jours. Elle prend le numéro suivant de votre série, comme une facture faite à la main, et ses taxes sont recalculées au taux en vigueur : si un taux change, la prochaine facture le suit, et une taxe désactivée dans vos paramètres n'y est plus ajoutée.
Un article suivi en inventaire sort du stock à chaque facture. Après sa dernière facture avant la date de fin, le modèle devient « Terminé » et ne crée plus rien.
- Une facture par période, datée du jour
- Le numéro suivant de votre série
- Taxes au taux en vigueur
- Stock à jour pour les articles suivis
L'envoi automatique, si vous le voulez
Cochez « Envoi automatique des factures » dans le modèle : dès que la facture est créée, un courriel part à l'adresse du client, dans la langue de votre entreprise, avec le numéro de la facture, son échéance et le montant dû. La facture est alors marquée comme envoyée.
Sans la case cochée, ou si la fiche du client n'a pas d'adresse courriel, la facture est créée et vous l'envoyez vous-même, quand vous voulez.
- Case « Envoi automatique des factures »
- Courriel dans la langue de votre entreprise
- Facture marquée comme envoyée
- Sans la case : vous l'envoyez vous-même
Le client paie encore chaque facture
InnoBooks crée la facture et peut en aviser le client, mais il ne garde pas sa carte et ne la débite pas : votre client paie lui-même chaque facture générée, comme toutes les autres, et vous enregistrez son paiement.
Une facture encore impayée après son échéance passe « En retard ». Si vous avez activé « Envoyer automatiquement un rappel au client » dans vos paramètres financiers, un rappel lui part le lendemain de l'échéance.
- Aucune carte débitée par InnoBooks
- Le client paie chaque facture lui-même
- « En retard » après l'échéance
- Rappel le lendemain, si vous l'activez
Pause, reprise et annulation
La page Factures récurrentes a deux onglets. « Modèles » montre, pour chacun, le rythme, la prochaine génération, l'envoi automatique, le nombre de factures générées et le statut : actif, en pause, terminé ou annulé. « Factures générées » liste tout ce qui a été produit, avec l'échéance, le montant payé et le statut de chaque facture.
Un client suspend son contrat ? Mettez le modèle en pause, puis reprenez-le. Il lui faut sa facture plus tôt ? « Générer une facture » la crée tout de suite. Vous pouvez aussi déplacer la prochaine date de génération, annuler la série ou supprimer le modèle : les factures déjà faites restent. Sur le tableau de bord, la tuile « Factures récurrentes à venir » montre celles des sept prochains jours.
- Modèles et factures générées, en deux onglets
- Pause, reprise, annulation
- « Générer une facture » tout de suite
- Les factures faites restent si le modèle est supprimé
Les dépenses qui reviennent
Le loyer, l'assurance, un abonnement à un logiciel : une dépense récurrente se prépare comme une facture récurrente, avec son fournisseur, sa catégorie, ses lignes et leurs taxes, la part de l'entreprise et, au besoin, le client ou le projet auquel elle se rattache.
Mêmes rythmes, même date de fin facultative, mêmes pause, reprise et annulation. L'onglet « Dépenses générées » réunit celles qui ont été créées, et chacune rejoint la liste de vos dépenses.
- Fournisseur, catégorie, lignes et taxes
- Part de l'entreprise
- Client ou projet, au besoin
- Onglet « Dépenses générées »
Un calendrier qui tient
Chaque dépense générée porte le jour prévu, et le calendrier ne glisse pas : un loyer payé le 31 janvier tombe ensuite le dernier jour de février, puis le 31 mars.
Si la date de début est déjà passée quand vous créez le modèle, vous choisissez : créer les dépenses des périodes manquées, chacune à sa date, ou les sauter et commencer à la prochaine. Après une pause, la reprise garde le même calendrier ; les périodes de la pause sont sautées.
- Datée du jour prévu, même en fin de mois
- Périodes passées créées ou sautées, au choix
- Le calendrier gardé après une pause
Avec le Plan Élite
Les factures et les dépenses récurrentes font partie du Plan Élite, et du Forfait Restaurant, qui comprend tout le Plan Élite. L'administrateur et le gestionnaire créent et gèrent les modèles dans l'application web ; le comptable peut les consulter.
- Plan Élite ou Forfait Restaurant
- Créés par l'administrateur et le gestionnaire
- Consultés par le comptable
Voir aussi
- Facturation — Créez, envoyez et suivez vos factures en quelques secondes.
- Estimations et Soumissions — Créez et envoyez des devis professionnels à vos clients.
- Clients — Votre base de clients, centralisée et organisée.
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