L'horaire de l'équipe et ses heures, au même endroit
Planifiez qui travaille sur quoi, et quand. Vos employés inscrivent leurs demandes de congé, vous les approuvez. En fin de période, la feuille de temps rassemble les heures, les déplacements et les dépenses d'un employé ou de toute l'équipe, prête à exporter en PDF.
L'horaire de votre équipe
La page Horaire et Affectation place le travail de chacun sur un calendrier. Vous y inscrivez quatre sortes d'éléments : une affectation de tâche, une affectation de projet, une demande de congé ou une absence. Chacun a son employé, sa date et son heure de début, sa date et son heure de fin, et au besoin une description et une note ; une affectation nomme aussi son projet.
Vous passez de la journée à la semaine ou au mois, ou vous affichez tout en liste, avec la catégorie, le projet, la période, le statut et la personne. L'administrateur et le gestionnaire filtrent le calendrier par membre, dans la liste à gauche. Une fin placée avant le début est refusée avant l'enregistrement.
- Affectations de tâche et de projet
- Demandes de congé et absences
- Vues jour, semaine et mois, ou liste complète
- Filtre par membre de l'équipe
Congés et absences à approuver
Vos employés inscrivent eux-mêmes leurs demandes de congé et leurs absences, pour eux seulement. La demande arrive « En attente » ; l'administrateur ou le gestionnaire la passe à « Approuvé » ou à « Rejeté ». L'employé peut modifier ou retirer ses demandes, mais il ne crée pas d'affectation de tâche ou de projet.
Les affectations ont leur propre suivi : « À faire », « En cours » et « Terminé » pour un projet, « À faire » et « Terminé » pour une tâche. Chaque catégorie a sa couleur sur le calendrier.
- Demandes inscrites par l'employé lui-même
- En attente, approuvé ou rejeté
- Décision de l'administrateur ou du gestionnaire
- Suivi des affectations : à faire, en cours, terminé
Sur le tableau de bord
Trois widgets du tableau de bord suivent l'équipe. « Horaire du jour » montre qui est à l'horaire aujourd'hui, regroupé par service — matin, midi, souper —, sans les congés ni les absences. « Tâches à venir » montre à chacun ses affectations des sept prochains jours. « Heures cette semaine » donne les heures pointées par employé depuis lundi, et le total de l'équipe.
- Qui travaille aujourd'hui, par service
- Les affectations des sept prochains jours
- Les heures de la semaine, par employé
La feuille de temps d'une période
Choisissez un employé et une période — des raccourcis vous évitent de chercher les dates — et la feuille de temps se construit à partir de ce qui est déjà inscrit dans InnoBooks : les heures du suivi du temps, les déplacements et les dépenses attribués à la personne. Vous pouvez la restreindre à un client ou à un projet.
En haut, trois totaux : les heures, les kilomètres et les dépenses. En dessous, chaque entrée avec sa date et son projet ; les heures montrent aussi le client, le service et la description. Trois interrupteurs, Temps, Déplacements et Dépenses, n'affichent que ce que vous voulez vérifier. L'administrateur et le gestionnaire peuvent aussi choisir « Tous les employés » : toute l'équipe d'un coup, avec le nom de chacun sur ses lignes.
- Un employé, ou tous les employés
- Une période, un client ou un projet
- Totaux des heures, des kilomètres et des dépenses
- Interrupteurs Temps, Déplacements et Dépenses
En PDF, pour la paie ou la facturation
Quand tout est vérifié, « Exporter PDF » produit la feuille de la période, nommée d'après l'employé et les dates. Le PDF ne garde que les sections activées à l'écran : désactivez les dépenses, elles n'y sont pas. InnoBooks ne calcule pas la paie : le PDF est le relevé que vous remettez à la personne qui la fait, ou que vous gardez avant de facturer.
La feuille ne se retouche pas à la main : elle reflète les entrées. Une heure mal inscrite se corrige à la source, dans le suivi du temps, et la feuille suit.
- « Exporter PDF » en un clic
- Seulement les sections choisies
- Fichier nommé d'après l'employé et la période
- Corrections faites dans le suivi du temps
Importer des heures d'un fichier CSV
Des heures notées ailleurs, dans un tableur ou une autre application, entrent d'un coup. Téléchargez le gabarit CSV et remplissez une ligne par entrée : date, heure de début et de fin, projet, client, service, description, facturable ou non. L'administrateur ou le gestionnaire peut aussi y nommer l'employé. Le projet, le client et le service sont reconnus par leur nom.
Avant l'import, l'aperçu montre chaque ligne, prête ou en erreur, avec sa case à cocher. Une ligne qui répète une heure déjà enregistrée — même employé, même jour, même durée, même projet, service et description — est signalée comme doublon possible. Vous la décochez, et seules les lignes cochées entrent.
- Gabarit CSV à télécharger
- Aperçu avant l'import, une case par ligne
- Doublons possibles signalés
- Projet, client et service reconnus par leur nom
Les heures de l'équipe, en rapports
Le rapport de suivi du temps liste les heures avec leur date, leur employé, leur projet, leur client et leur description, facturées ou non. Vous le filtrez par employé, client, projet ou période ; le total des heures et du montant suit, et le rapport s'exporte en CSV ou en PDF.
Le rapport Utilisation de l'équipe compare, pour chaque membre, les heures pointées à sa capacité, comptée sur une semaine de 40 heures : heures facturables et non facturables, taux d'utilisation et revenu facturable. Il s'exporte aussi en CSV ou en PDF.
- Rapport de suivi du temps : employé, client, projet, période
- Facturé ou non facturé
- Utilisation de l'équipe : capacité, heures facturables, taux
- Export CSV et PDF
Chacun voit ce qu'il doit voir
L'administrateur et le gestionnaire voient l'horaire et les feuilles de temps de toute l'équipe. L'employé voit son propre horaire et sa propre feuille de temps, et rien de ceux des autres.
Les personnes à l'horaire sont les membres de votre équipe dans InnoBooks, invités avec leur courriel. Les employés de caisse qui s'identifient seulement par leur NIP sur la tablette n'y figurent pas.
- Administrateur et gestionnaire : toute l'équipe
- Employé : son horaire et sa feuille de temps
- Membres invités par courriel
Selon votre forfait
Les feuilles de temps et l'import des heures viennent avec tous les forfaits. Le Forfait de départ ne compte que vous : pour suivre une équipe, il faut l'Accès Professionnel ou le Plan Élite, qui acceptent des membres. Le rapport de suivi du temps vient avec l'Accès Professionnel.
L'horaire et les affectations, l'approbation des congés, le rapport Utilisation de l'équipe et le widget « Heures cette semaine » viennent avec le Plan Élite, que le Forfait Restaurant comprend.
- Feuilles de temps et import : tous les forfaits
- Équipe et rapport de suivi du temps : dès l'Accès Professionnel
- Horaire, congés et utilisation de l'équipe : Plan Élite
- Forfait Restaurant : tout le Plan Élite
Voir aussi
- Calendrier — Toutes vos échéances et rendez-vous au même endroit.
- Minuteur — Enregistrez vos heures et facturez-les automatiquement.
- Projets — Suivez vos projets, leurs heures et leur rentabilité.
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