Un logiciel de facturation, au Québec, ne sert pas seulement à produire un beau document. Il doit sortir une facture que votre client peut accepter, que Revenu Québec reconnaît, et qu'il retrouve six ans plus tard. Voici ce qu'il doit faire, dans l'ordre où vous en aurez besoin : la facture elle-même, la numérotation, les taxes, puis tout ce qui se passe avant et après.
Ce qu'une facture doit contenir au Québec
Une facture avec taxes doit indiquer votre nom ou celui de votre entreprise, la date, une description des biens ou des services, le montant avant taxes, la TPS et la TVQ sur des lignes distinctes, le total, et vos numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ. Sans ces numéros, votre client ne peut pas réclamer ses crédits de taxe sur les intrants. Revenu Québec détaille ces exigences sur sa page Préparation des factures.
Un bon logiciel de facturation remplit ces champs pour vous, une fois pour toutes :
- vos coordonnées et vos numéros de TPS et de TVQ, inscrits une seule fois dans votre profil ;
- les coordonnées du client, reprises de votre liste de clients ;
- le numéro de facture, la date de facturation et la date d'échéance ;
- la description, la quantité et le prix de chaque article ou service ;
- le sous-total, le rabais s'il y a lieu, la TPS, la TVQ et le total.
Pour une facture ponctuelle, notre générateur de facture gratuit produit tout cela dans le navigateur, sans inscription : rien n'est envoyé à nos serveurs, et la facture s'imprime ou s'enregistre en PDF.
La numérotation : séquentielle et sans trou
Vous êtes libre du format de vos numéros, mais la numérotation doit être séquentielle et sans trou : c'est ce qui permet de démontrer qu'aucune facture n'a été retirée de vos registres. Un format du type F-2026-001 reste lisible et se trie correctement.
C'est la première chose qu'un tableur fait mal : on duplique la facture du mois dernier, on oublie de changer le numéro, et deux factures portent le même. Un logiciel de facturation numérote automatiquement chaque nouvelle facture, et l'historique des actions montre ce qui a été créé, envoyé, dupliqué ou annulé. Notre guide sur la numérotation et le format d'une facture au Québec va plus loin.
La TPS et la TVQ, calculées et séparées
Au Québec, une facture taxable porte deux taxes : la TPS de 5 % et la TVQ de 9,975 %, chacune sur sa ligne. Le logiciel doit les calculer seul, à partir des prix et des quantités, et les mettre à jour dès qu'une ligne change ou qu'un rabais s'applique.
Il doit aussi savoir ne pas les facturer. Tant que vous n'êtes pas inscrit aux fichiers des taxes, vous ne facturez ni TPS ni TVQ : facturer des taxes sans être inscrit est illégal. Notre outil de vérification du seuil de la TPS et de la TVQ vous dit, à partir de vos chiffres, si l'inscription devient obligatoire. Dans InnoBooks, vous définissez vos taux de taxes une fois, et vous pouvez en avoir plusieurs selon vos besoins.
Avant la facture : la soumission et le temps
Beaucoup de factures commencent par une soumission. Un logiciel de facturation qui gère aussi les soumissions vous évite de tout retaper : le client accepte, et la soumission devient la facture. Pour une soumission ponctuelle, notre modèle de soumission gratuit fonctionne comme le générateur de facture.
Si vous facturez à l'heure, le logiciel doit relier le temps à la facture. Dans InnoBooks, vous importez vos heures facturables et vos dépenses directement dans la facture : vous choisissez les éléments à inclure, et la facture se remplit seule. La feuille de temps regroupe les heures d'un employé, ou de toute l'équipe, pour un client ou un projet et une période ; elle s'exporte en PDF, et ses heures peuvent devenir des lignes de facture, avec TPS et TVQ. Pour ne plus laisser filer d'heures, notre billet sur le suivi du temps facturable donne sept bonnes pratiques : noter ses heures en temps réel, définir ce qui est facturable, arrondir de la même façon et facturer depuis les feuilles de temps.
Après la facture : l'envoi, le suivi et les relances
Une facture envoyée n'est pas une facture payée. Ce qui fait gagner du temps, c'est tout ce qui suit :
- L'envoi : la facture part par lien public, que le client ouvre sans se connecter, et vous pouvez vous en envoyer une copie.
- Le suivi : chaque facture a un statut mis à jour automatiquement, et des onglets (Tous, Brouillons, En retard…) montrent d'un coup d'œil ce qui attend.
- Les relances : les rappels de paiement partent automatiquement, sans que vous ayez à y penser.
- Les paiements : les paiements reçus et les soldes se suivent en temps réel.
- Les factures qui reviennent : une facture récurrente se configure une fois, avec sa fréquence, hebdomadaire ou mensuelle, et se recrée à chaque période.
Les modèles de factures sauvegardés et les pièces jointes complètent le tout : une facture qui ressemble à la précédente se refait en un clic, et le contrat ou le bon de livraison voyage avec elle.
Gratuit pour commencer : générateur ou compte ?
Les deux sont gratuits chez nous, et ils ne répondent pas au même besoin.
- Le générateur de facture gratuite convient à une facture de temps en temps. Il ne garde rien chez nous : votre brouillon reste dans ce navigateur seulement, et il disparaît si vous videz vos données de navigation.
- Le compte InnoBooks convient dès que vous facturez chaque mois. Il conserve vos clients et vos articles, numérote vos factures automatiquement et suit les paiements reçus. Le compte est gratuit pour toujours, sans carte bancaire.
Les questions à poser avant de choisir
Avant de confier votre facturation à un logiciel, posez-lui ces questions :
- Gère-t-il la TPS et la TVQ séparément, sur des lignes distinctes ?
- Est-il vraiment en français, la facture comme l'interface ?
- Numérote-t-il les factures sans trou, automatiquement ?
- Relie-t-il les soumissions, le temps et les dépenses à la facture ?
- Relance-t-il les clients en retard à votre place ?
- Où sont hébergées vos données ?
InnoBooks a été conçu et développé au Québec : il crée, envoie et suit vos factures, TPS et TVQ calculées, et ses données sont hébergées au Canada. Pour comparer plus largement, notre guide pour choisir un logiciel de comptabilité au Québec passe en revue les critères qui comptent pour une petite entreprise.
Par où commencer
Faites votre prochaine facture avec le générateur gratuit pour voir à quoi ressemble une facture complète. Quand vous en aurez assez de recopier vos clients et vos numéros, la page facturation pour travailleurs autonomes montre ce que fait le compte, gratuit pour toujours.