Inviter des membres de votre équipe

Dans InnoBooks, vous invitez vos employés, gestionnaires ou comptables par courriel et vous leur attribuez un rôle qui détermine leurs accès. La personne invitée reçoit un lien pour activer son compte et choisir son mot de passe. Voici la marche à suivre.

Ce dont vous avez besoin #

• Un compte InnoBooks avec la permission de créer des membres (rôle Admin ou équivalent).
• Le prénom, le nom et le courriel de chaque personne à inviter.
• Un forfait payant : sur un forfait gratuit, InnoBooks propose d’abord de passer à un forfait avant d’ajouter des membres.

Étapes #

1. Ouvrir la page Membres de l’équipe

   Dans le menu, ouvrez la page Membres de l'équipe, puis cliquez sur Ajouter des membres en haut à droite. La fenêtre d’invitation s’ouvre.

2. Saisir les informations du membre

   Sous Informations du membre, remplissez le Prénom, le Nom de famille et le Courriel de la personne. C’est à cette adresse que sera envoyée l’invitation.

3. Choisir un rôle et ses accès

   Sous Sélectionner un rôle, cochez le rôle voulu à gauche : Admin (Accès complet à votre compte InnoBook), Directeur (Accès complet à votre compte InnoBook avec exceptions), Employé (Suivi de leur temps et de leurs dépenses), Contracteur (Suivi de leur temps et de leurs dépenses et envoi de factures) ou Comptable (gratuit) (Accès aux rapports, aux factures et création d’écritures de journal). Le panneau de droite affiche les autorisations accordées par le rôle sélectionné.

4. Envoyer l’invitation

   Cliquez sur Enregistrer au bas de la fenêtre. Le membre apparaît alors dans la liste avec l’étiquette Invité tant qu’il n’a pas activé son compte.

5. La personne active son compte

   La personne invitée reçoit un courriel et ouvre la page Créer un compte (« Activez votre compte pour commencer. Créez votre mot de passe et complétez votre profil. »). Elle saisit son prénom, son nom, son mot de passe, accepte les conditions, puis clique sur Créer un compte.

6. Gérer le membre plus tard (Facultatif)

   Cliquez sur le nom d’un membre pour ouvrir sa fiche. Vous y trouverez les sections Informations de base et Rôle et autorisations : cliquez sur l’icône crayon en face de Rôle pour ouvrir la fenêtre Mettre à jour le rôle. Si une invitation a expiré (étiquette Expirée), utilisez le lien Renvoyer dans la liste.

Astuces & cas particuliers #

• Une invitation reste valide 7 jours. Passé ce délai, elle affiche l’étiquette Expirée et vous pouvez la relancer avec Renvoyer.
• Le rôle Admin donne un accès complet ; réservez-le aux personnes de confiance. Pour un accès limité, préférez Employé ou Contracteur.
• Le courriel d’un membre invité ne peut pas être modifié lors d’une relance : seuls le prénom, le nom et le rôle restent ajustables avant renvoi.
• Sur un forfait gratuit, le bouton Ajouter des membres ouvre d’abord la fenêtre d’achat d’un forfait.

Questions fréquentes #

Comment inviter un employé dans InnoBooks ? #

Ouvrez la page Membres de l'équipe, cliquez sur Ajouter des membres, saisissez le Prénom, le Nom de famille et le Courriel, choisissez un rôle sous Sélectionner un rôle, puis cliquez sur Enregistrer.

Quel rôle donne quel accès ? #

Admin : accès complet. Directeur : accès complet avec exceptions. Employé : suivi de son temps et de ses dépenses. Contracteur : suivi du temps et des dépenses et envoi de factures. Comptable (gratuit) : accès aux rapports, aux factures et création d’écritures de journal. Le détail des autorisations s’affiche à droite quand vous sélectionnez un rôle.

Que se passe-t-il si l’invitation a expiré ? #

Après 7 jours, l’invitation affiche l’étiquette Expirée dans la liste des membres. Cliquez sur Renvoyer pour relancer une nouvelle invitation à la même personne.

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