Compter votre caisse en fin de journée

Le comptage de caisse vous permet de compter billets et pièces en fin de journée, puis de comparer le montant réel au montant attendu par InnoBooks. L’écart s’affiche en un coup d’œil, et vous pouvez l’enregistrer en comptabilité en un clic. Voici la marche à suivre.

Ce dont vous avez besoin #

• L’add-on POS activé sur votre entreprise.
• La permission d’accéder au comptage de caisse.
• Votre tiroir-caisse à portée de main pour compter billets et pièces.

Étapes #

1. Ouvrir le comptage de caisse

   Depuis les Transactions, ouvrez la page Comptage de caisse. Quatre cartes résument la situation : Attendu en caisse, Dernier comptage, Encaissé depuis et Mouvements depuis. Cliquez sur Nouveau comptage.

   

2. Saisir les billets et les pièces

   Dans la fenêtre, entrez la quantité de chaque coupure. La section Billets couvre 100 $, 50 $, 20 $, 10 $ et 5 $ ; la section Pièces couvre 2 $, 1 $, 0,25 $, 0,10 $ et 0,05 $. Le montant de chaque ligne se calcule automatiquement, avec un Sous-total billets, un Sous-total pièces et un Total général.

3. Ajouter une note et enregistrer

   Ajoutez au besoin une Note, puis cliquez sur Enregistrer le comptage. Le bouton Tout effacer remet les quantités à zéro. L’enregistrement reste inactif tant que le total est à zéro. Le comptage apparaît ensuite dans la liste avec sa Date, le montant Compté, l’Attendu et l’Écart.

4. Consulter l’attendu et l’écart

   Ouvrez un comptage pour voir son calcul : Solde d'ouverture, Encaissé en cash, Mouvements (transferts et ajustements), Attendu, puis l’Écart entre le montant compté et l’attendu. Un écart positif s’affiche en vert, un écart négatif en rouge.

5. Enregistrer l’ajustement et les sorties de caisse (Facultatif)

   Si l’écart n’est pas nul, cliquez sur Enregistrer l'ajustement : InnoBooks passe l’écriture au compte 6900 « Surplus/Manquant de caisse ». Dans Sorties de caisse, notez l’argent sorti du tiroir pour payer une dépense (montant + raison) — cela réduit l’écart. Vous pouvez supprimer un comptage depuis la liste en le sélectionnant.

Astuces & cas particuliers #

• Le montant Attendu se calcule ainsi : solde d’ouverture + encaissé en cash + mouvements. Les Sorties de caisse ne sont pas soustraites de l’attendu : elles entrent plutôt dans l’écart, en s’ajoutant au montant compté.
• Un Écart vert signale un surplus, un écart rouge un manquant. Visez zéro : recomptez avant d’enregistrer un ajustement.
• L’Enregistrer l'ajustement écrit l’écart en comptabilité (compte 6900) ; une fois enregistré, il ne peut plus être repassé pour ce comptage.
• Les Sorties de caisse (argent pris dans le tiroir pour une dépense) réduisent l’écart : notez-les pour garder un compte juste.
• La carte Attendu en caisse en haut de la page montre en tout temps le montant qui devrait se trouver dans le tiroir.

Questions fréquentes #

Comment le montant attendu est-il calculé ? #

InnoBooks part du Solde d'ouverture, ajoute l’Encaissé en cash et les Mouvements (transferts, ajustements). Le résultat est le montant Attendu dans le tiroir. Les Sorties de caisse ne sont pas retirées de l’attendu : elles entrent dans l’écart, en s’ajoutant au montant compté.

Que signifie l’écart ? #

L’Écart est la différence entre le montant réellement compté et le montant attendu. Positif (vert) = surplus ; négatif (rouge) = manquant.

À quoi sert « Enregistrer l’ajustement » ? #

Ce bouton passe l’écart en comptabilité, au compte 6900 « Surplus/Manquant de caisse » : un surplus y est enregistré, un manquant y est porté comme dépense. Il est disponible quand l’écart n’est pas nul et qu’aucun ajustement n’a encore été enregistré.

Qu’est-ce qu’une sortie de caisse ? #

C’est de l’argent sorti du tiroir pour payer une dépense. Notez le montant et la raison dans la section Sorties de caisse ; le total vient réduire l’écart de votre comptage.

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