Comment créer des dépenses récurrentes

Une dépense récurrente automatique dans InnoBooks est un modèle qui recrée la même dépense selon la fréquence choisie (hebdomadaire, mensuelle, annuelle, etc.). Vous configurez une fois le fournisseur, la catégorie, les postes et les taxes, et InnoBooks génère la dépense à la date prévue. Voici la marche à suivre complète.

Ce dont vous avez besoin #

• La permission d’accès aux Dépenses récurrentes (lecture et création).
• Un fournisseur et une catégorie de dépense (vous pouvez les créer directement dans le formulaire).
• Vos taxes configurées dans les paramètres (TPS 5 % et TVQ 9,975 % pour le Québec) si vous voulez les appliquer aux postes.
• Les informations de votre entreprise remplies (bouton Modifier les informations de l'entreprise dans le formulaire).

Étapes #

1. Ouvrir la page des dépenses récurrentes

   Dans le menu, ouvrez Dépenses, puis Dépenses récurrentes. La page comporte deux onglets : Modèles et Dépenses générées. Sur l’onglet Modèles, cliquez sur Nouvelle dépense récurrente en haut à droite.

   

2. Choisir le client et la fréquence

   Dans le champ Client, cliquez sur Sélectionner un client pour rattacher la dépense (facultatif). Choisissez le Modèle de récurrence — Journalier, Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire, Mensuel, Bi-mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel ou Bi-annuel. Renseignez ensuite la Date de début et, au besoin, la Date de fin (optionnel).

3. Nommer le modèle et décrire la dépense

   Saisissez un Nom du modèle (par exemple « Loyer mensuel »). Renseignez ensuite le Nom du fournisseur, la Catégorie et le Nom de la dépense. Le champ Assigné à permet de rattacher la dépense à un utilisateur, et le champ Description d’ajouter une note.

4. Ajouter les postes et les taxes

   Cliquez sur Ajouter une nouvelle ligne pour saisir un poste. Pour chaque ligne, remplissez la description, le Taux et la Quantité. Dans la colonne Taxe, cliquez sur Ajouter des taxes pour appliquer la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %). Le Sous-total et le Montant dû se recalculent automatiquement.

5. Activer l’envoi automatique (Facultatif)

   Cochez Envoi automatique des dépenses pour que la dépense générée suive automatiquement le flux prévu à chaque échéance, sans intervention manuelle.

6. Enregistrer le modèle

   Vérifiez le Montant dû, puis cliquez sur Enregistrer. Le modèle apparaît dans l’onglet Modèles avec sa Prochaine génération et son statut Actif.

Astuces & cas particuliers #

• L’onglet Dépenses générées est l’endroit où apparaîtront les dépenses créées à partir de vos modèles ; la liste détaillée n’y est pas encore disponible.
• Dans la liste des Modèles, les actions de ligne permettent de mettre en pause, de reprendre, d’annuler ou de supprimer un modèle. Le statut passe alors à En pause, Actif, Annulé ou Terminé.
• Filtrez la liste avec la recherche et les menus Tous les clients, Tous les statuts et Tous les modèles (le filtre de fréquence n’apparaît que sur l’onglet Modèles).
• Configurez d’abord la TPS et la TVQ dans vos paramètres de taxes pour pouvoir les sélectionner via Ajouter des taxes.

Questions fréquentes #

Comment mettre en pause ou reprendre une dépense récurrente ? #

Dans l’onglet Modèles, utilisez les actions de la ligne pour mettre le modèle en pause, le reprendre, l’annuler ou le supprimer. Un modèle en pause ne génère plus de dépense tant que vous ne le reprenez pas.

Où voir les dépenses créées par mes modèles ? #

Les dépenses créées par vos modèles apparaîtront dans l’onglet Dépenses générées de la page Dépenses récurrentes ; la liste détaillée n’y est pas encore disponible.

Puis-je appliquer la TPS et la TVQ à une dépense récurrente ? #

Oui. Sur chaque poste, cliquez sur Ajouter des taxes dans la colonne Taxe et sélectionnez la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %). Les taxes doivent d’abord être créées dans vos paramètres. Le montant s’ajoute automatiquement au Montant dû.

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