Comment numériser un reçu avec l’intelligence artificielle

InnoBooks peut lire vos reçus à votre place. Pour numériser un reçu directement dans l’application, téléversez une photo ou un PDF depuis le formulaire de dépense : l’intelligence artificielle reconnaît le fournisseur, la date, le montant et les taxes, puis pré-remplit les champs. Il ne vous reste qu’à réviser, choisir la catégorie et enregistrer.

Ce dont vous avez besoin #

• Un compte InnoBooks avec la permission de créer des dépenses
• Le reçu ou la facture sous forme de fichier (PDF ou image), 5 Mo maximum par fichier
• Vos fournisseurs déjà enregistrés, pour l’association automatique (facultatif)

Étapes #

1. Ouvrir le formulaire de nouvelle dépense

   Ouvrez la page Dépenses, puis cliquez sur Nouvelle dépense en haut à droite. Le formulaire de dépense s’ouvre.

   

2. Téléverser le reçu

   Au bas du formulaire, cliquez sur Ajouter une pièce jointe, puis sélectionnez le fichier du reçu (PDF ou image). Chaque fichier est limité à 5 Mo.

3. Laisser l’intelligence artificielle lire le reçu

   Un indicateur de chargement s’affiche pendant l’analyse. L’IA lit le reçu et pré-remplit automatiquement le Nom du fournisseur, la Date, le montant et les taxes détectées. Le coût de l’analyse apparaît sous forme de note (Coût de l'intelligence artificielle).

4. Réviser les lignes détectées

   Si le reçu contient des articles détaillés, la section Lignes détectées sur la facture s’ouvre. Chaque ligne affiche un statut : Associé, Suggestion, Aucune correspondance ou Ignoré. Vous pouvez Confirmer une suggestion, associer un article, Créer un article ou Ignorer une ligne, puis cliquer sur Appliquer les lignes pour les transformer en postes de dépense.

5. Vérifier, catégoriser et enregistrer

   Vérifiez les champs pré-remplis, sélectionnez une Catégorie (obligatoire), ajustez la Date ou le fournisseur au besoin, puis cliquez sur Enregistrer. La dépense est créée avec le reçu joint.

Astuces & cas particuliers #

• Le fournisseur n’est proposé automatiquement que s’il correspond à un fournisseur déjà enregistré et que le champ est encore vide. Sinon, choisissez-le (ou créez-le) à la main.
• La catégorie n’est jamais devinée par l’IA : vous devez toujours la choisir avant d’enregistrer.
• Si la devise détectée est en dollars US, l’avertissement « The price is in USD » s’affiche — vérifiez alors le montant.
• Si la somme des lignes ne correspond pas au total du reçu, un avertissement s’affiche pour que vous puissiez corriger avant d’appliquer.
• Après un scan, un bandeau peut proposer Ajouter un équipement à partir de la facture — pratique pour un achat d’actif.

Questions fréquentes #

Quels formats de fichiers puis-je numériser ? #

Vous pouvez téléverser un PDF ou une image de votre reçu, jusqu’à 5 Mo par fichier. L’intelligence artificielle lit aussi bien les PDF que les photos.

L’IA remplit-elle la catégorie de la dépense ? #

Non. L’IA pré-remplit le fournisseur, la date, le montant, les taxes et les lignes, mais la Catégorie reste obligatoire et doit être choisie manuellement avant d’enregistrer.

Que faire si aucun article ne correspond à une ligne du reçu ? #

La ligne affiche le statut Aucune correspondance. Vous pouvez l’associer à un article existant, en Créer un article directement, ou l’Ignorer — elle restera alors une simple ligne de dépense non liée.

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